» » Эффективная работа с электронной почтой

Опрос нашего портала

Ваша ОС

Эффективная работа с электронной почтой

Категория: Разное
Эффективная работа с электронной почтой


Вы завалены электронными письмами? Эффективная работа с электронной почтой. Электронная почта – это прекрасный инструмент. Единственная проблема – многие люди часто используют электронную почту так же, как и документы – не слишком эффективно. Использование электронной почты можно условно разделить на три группы, и, разрабатывая тему (как мы покажем), вы сможете еще больше упростить работу с почтой.

• Программа для коммуникации
o Настройка
o Увеличение эффективности
o Этикет в сети (или хорошие манеры в сети)
• Программа для маркетинга
• Программа для ведения бизнеса
В этой статье мы рассматриваем одну из подтем – привычки, увеличивающие эффективность программы.

Найдите удобное средство общения
Каждый человек, организация или группа людей предпочитают определенные способы общения. Вы можете иметь хорошие коммуникационные навыки и владеть всеми доступными средствами общения, но для получения оптимального ответа выясните, какой метод предпочитают люди, с которыми вы общаетесь. Это может быть электронная почта, речевые сообщения, телефон, личные встречи или общение на бумаге – записки или факсимильные сообщения. Если кто-то не отвечает вам, используйте другое средство общения на search-soft.net.

Я получил письмо от клиента с просьбой прислать красные и зеленые индикаторы. Он попросил меня перезвонить. Несколько недель я пытался связаться с ним, затем вспомнил собственный совет – попробовать другое средство общения. Он ответил на мое письмо через несколько минут.

Не используйте электронную почту лишком часто
Не используйте это средство общения чрезмерно. Первоначально офис компании, занимающейся безопасностью в сфере ИТ, не имел стен. После возведения высоких перегородок использование телефона и электронной почты резко возросло, хотя люди сидели в нескольких шагах друг от друга. Исполнительный директор прекратила подобный способ общения. Если бы она этого не сделала, компания, как и многие другие, могла бы погрязнуть в привычке общаться подобным образом.

Эффективная работа с электронной почтой


Отключите эту мигалку!
Отключите предупреждение о том, что вы поучили новое письмо. Это отвлекает внимание. Вместо этого регулярно проверяйте почту. Не знаете как? Настройки каждой программы немного отличаются, но в Outlook «мигалка» отключается так - Options, Preferences, E-mail Options, Advanced E-mail Options.

Обрабатывайте письма автоматически, либо перенаправляйте почту
Вы получаете почту, которая на самом деле адресована другому? Вы можете перенаправить ее автоматически, дав команду в Inbox Assistant, или Tools, перенаправлять ее нужному человеку. После этого почта, отправляемая из определенных адресов. Будет автоматически переправляться другому получателю, а вы можете выбрать – удалять ее или сохранить в другой папке. Главное при этом – эта почта не будет поступать в вашу папку Inbox.
Например, одна из наших клиенток часто получает письма от правительственного ресурса, на которые не надо отвечать. Вместе с тем, одной из ее коллег нужна эта информация. Вместо того, чтобы обращаться к источнику и просить перенаправить почту (это заняло бы некоторое время!), она выбрала более простой способ и переадресовала всю почту с этого адреса нужному адресату. (Говоря все это я рекомендую вам постараться избавиться от ненужных групповых рассылок).

Как поступать с почтой, если вы уходите в отпуск
Вы когда-нибудь чувствовали себя обязанным отвечать на письма в отпуске? Вы знаете, что если не будете этого делать. Вас ждут горы писем в папке «Входящие» после вашего возвращения.
Моя подруга Иветт нашла прекрасное решение. Она занимается послепродажной поддержкой в области ИТ, и ежедневно получает сотни писем со всех концов света. Сперва она пыталась справляться со всем, вплоть до того, чтобы брать ноутбук в отпуск. Потом она поумнела!
Как и большинство сотрудников корпораций, она получала письма двух типов. Часть ее корреспонденции приходила на адрес sales@… и касалась web-маркетинга, которым занималась фирма. Эти письма можно было легко переадресовать кому-либо другому, используя правила, которые описаны выше.
Другая часть писем касалась ее лично. И эта часть писем тормозила весь процесс. Теперь она организует почту при помощи Inbox Assistant, составляя автоматический ответ и перенося тем самым всю ответственность на отправителя. Тот получает примерно следующее сообщение:
Здравствуйте, вы отправили письмо…Я в отпуске до…и не могу ответить на ваше письмо. Если вам нужна помощь с… …. Свяжитесь с…, …. (дайте адрес и/или телефон другого коллеги). Если ваше письмо было направлено лично мне, пожалуйста. Перешлите его после… (вставьте дату возвращения).
Теперь, когда Иветт придет из отпуска, она может с чистой совестью удалить все письма, которые пришли за время ее отсутствия, и начать с чистого листа. Или, если вы хотите избавиться от искушения «просто проверить» по возвращении почту, измените настройки так, чтобы вся полученная почта сразу после отправления автоответчиком письма переправлялась в папку «Удалить».
Существует много подобных опций. Попробуйте использовать и для других функций, которые вы часто используете.

Эффективная работа с электронной почтой


Хранение электронной почты
Если вы сидите за компьютером общего пользования и некоторое количество информации хранится централизованно, организации следует унифицировать хранение всех документов, в том числе электронных писем. (Максимально упростить, и составить руководство для новичков, чтобы ознакомить их с этой политикой, а также местом хранения важной информации). мы говорим об управлении знаниями.
Еще одна подобная идея – использование доски объявлений, на которой можно размещать информацию.

Ваша многоликая почта
Если ваша организация использует Outlook, я хотел бы знать, как эффективно его используете вы? Это очень мощный инструмент – гораздо больше, чем просто программа для рассылки электронных писем. Вы можете использовать ее для составления расписаний, распределения задач, делегирования и других организационных функций.

Вот пара идей – и мне кажется, что другие программы тоже имеют массу полезных функций, которые стоит освоить.
Письма можно преобразовывать в задания. Перенаправляя задание, вы можете сохранить копию в вашем списке задач. Вы можете также запросить отчет после выполнения задания. (Options, Other, Advanced Options, Advanced Tasks)
В программе Outlook можно настроить спам-фильтр, если вы часто получаете спам из одного и того же источника. Таким образом вы не дадите ему попасть в папку Inbox (Actions, Junk Email).
9-11-2016, 17:54
Комментариев: 0

Добавить комментарий


ТОП новостей